Система документооборота

Клиент

Stelex — поставщик решений для фармацевтической, диагностической и биотехнологической отраслей. Вся работа по проекту велась с компанией Stelex, однако конечным заказчиком решения выступал один из крупнейших в мире производителей медицинских товаров, головной офис которого находится в Нью-Джерси, США.

Поставленная задача

Задачей проекта было разработать систему документооборота для производителей лекарств.

На каждой стадии производства требуется создание большого числа различных документов. Эти документы должны соответствовать правилам и стандартам как внутри компании, так и правилам, установленным регулирующей организацией — FDA (Food and Drug Administration). Стандарты описывают тип документа, метаданные для каждого документа и процесс работы с документом в зависимости от типа самого документа и структуры компании.

По грубым оценкам, общее число документов в системе — около 1 млн. Каждому документу соответствует 10-15 типов метаданных, что дает порядка 13 млн. типов в рамках всей системы.

Объединение нескольких систем Documentum не решает проблему по многим причинам. Основная из них — различные типы метаданных, используемые в каждой системе, что мешает их интеграции в одну.

Пользователям приходится вручную синхронизировать различные системы документооборота, что ведет к увеличению числа ошибок и медленной обработке документов.

Решение

Уже через 6 месяцев Sunbay разработал решение, позволяющее интегрировать различные системы документооборота. Разработанное программное обеспечение получило название Newton.

Решение позволило хранить все документы в единой специализированной системе документооборота. Взаимодействие с другими подобными системами обеспечивалось с помощью программ-посредников (например, Venetica VeniceBridge).

Newton поддерживает унифицированную структуру документов с указателями на каталоги и документы в каждой интегрированной системе. Такой подход позволил объединить различные типы структур путей к документам для различных операционных систем (имя дисковода в Windows, корневая система в Unix, каталоги, разделенные запятой, в Mac).

Разные системы используют различные типы метаданных. В некоторых системах (например, файловая система) их нет совсем. Для интеграции различных решений, в Newton используется унифицированная система метаданных. Это позволило привести метаданные для документов в каждой из интегрированных систем к одному виду. А унифицированность метаданных, в свою очередь, сделала возможным поиск по ним.

В Newton разработан свой процесс работы с документами, что дает возможность организации потока документов между различными системами.

Программное обеспечение, разработанное в Sunbay, предусматривает функции рецензирования и утверждения документа. Любое другое действие, связанное с созданием, редактированием или выпуском документа, может быть добавлено администратором. Структура метаданных, сами метаданные или порядок работы с документом может быть определен администратором системы без вмешательства в программный код.

Простой интерфейс, возможность организации синхронной работы между несколькими системами документооборота и унифицированная структура метаданных позволили Newton облегчить работу пользователей и избавить их от ручной синхронизации данных в различных системах.